Eine Feierlichkeit organisieren:
So geht man vor
Will man seinen Gästen einen erinnerungswürdigen Abend bescheren, dann bringt das nicht nur erhebliche Kosten, sondern auch nicht zu unterschätzende Mühen mit sich. Damit man bei der Organisation und Vorbereitung nicht den Überblick verliert, gibt es hier ein paar Tipps für die perfekte Party. Zeit und Ort bereits früh festlegenDas Wichtigste bei der Planung einer großen Feier ist der Termin. Das exakte Datum bildet die Grundlage für die Organisation UND von ihm sind alle weiteren Schritte abhängig.
Nichts ist schlimmer, als wenn der Zeitpunkt der Party auf wackeligen Füßen steht oder er Gott bewahre kurzzeitig geändert werden muss. Dies brächte ein heilloses Chaos mit sich, das sich innerhalb kurzer Zeit kaum beheben ließe. Legen Sie sich deshalb früh auf genau einen Termin fest und speichern Sie diesen fest ab. Er darf sich mit keinem gesetzlichen Feiertag oder persönlichen Verpflichtungen in die Quere kommen. Schon bevor offizielle Einladungen rausgeschickt werden, kann man zukünftige Gäste darum bitten, sich den Tag freizuhalten. In Amerika hat sich der Trend der "Save the date" -Benachrichtigungen etabliert, die ein großes Event vorankündigen.
Nicht zu unterschätzen: die Budgetplanung Bei Jubiläen oder besonderen Festivitäten möchte man es wirklich krachen lassen und seinen Gästen etwas bieten. Wie groß die Show wird, ist abhängig von dem Budget, das zur Verfügung steht. Setzen Sie sich ein Limit, was die finanzielle Aufwendung der Party angeht und nehmen Sie sich fest vor, dieses nicht zu überschreiten. Kalkulieren Sie optimistisch und runden Sie eingeplante Ausgaben auf, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt. Überwiegt Unsicherheit, wenden Sie sich an einen Experten und holen Sie sich Auskunft bei Ihrem Finanz- oder Steuerberater. Für die Gäste nur das BesteBereits zwei Monate vor dem großen Tag können die offiziellen Einladungskarten an die Gäste verschickt werden. Um den Überblick zu behalten, sollte ein Plan angefertigt werden, mit dessen Hilfe Rückmeldungen, Absagen und Infos (Vegetarier, Allergien, Raucher etc.) vermerkt werden. Die Erstellung eines Sitzplans mit passenden Tischkärtchen ist ebenfalls empfehlenswert und ermöglicht ein strategisch günstiges Platzieren der Gäste. Klären Sie ebenfalls, ob ein Fahrdienst oder eventuelle Übernachtungsmöglichkeiten organisiert werden müssen.
Der Countdown läuftAb einer Woche vorher sollten die meisten Vorbereitungen abgeschlossen sein. Getränke und nicht verderbliche Lebensmittel müssen auf Vorrat vorhanden sein und wenn möglich kann bereits mit der Vorbereitung und dem Dekorieren der eigenen oder rechtzeitig gemieteten Räumlichkeit begonnen werden. Sind Ansprachen, Vorträge oder Live-Musik geplant, dann testen Sie vorher das Equipment und sorgen Sie für eine gute Beschallung.
Ebenfalls gilt es, die Abendgarderobe rechtzeitig zu wählen und eventuelle Nachbarn von der Feierlichkeit in Kenntnis zu setzen. Denken Sie auch bereits an den Tag danach und kümmern Sie sich um etwaige Helfer, die beim Aufräumen und Abbauen mit anpacken.
